Dokumentasjon av MeetingSphere møter er automatisk, umiddelbar, fullstendig og upartisk.

Rapporten er laget som enten en PDF-eller en DOCX (MS-Word) dokument.

På samme måte som forskjellige mottakere av rapporter krever ulikt omfang eller dybde av informasjon, kan MeetingSphere gi flere versjoner av rapporten tilpasset den enkeltes behov med hensyn til innhold, dvs. hva som er inkludert eller utelatt.

Som standard har hvert møte en rapport styrt av standardinnstillingene. Alternativt kan møteleder opprette nye rapporter basert på eksisterende rapporter. Versjoner kan omfatte et kortere ledelse sammendrag eller en (utvidet) versjon for prosjektgruppen med ekstra resultater tabeller og diagrammer.

Som et alternativ til redigering i MS-Word, kan møteleder kommentere hvilken som helst versjon av rapporten i MeetingSphere ved å legge Rapporten peker til de respektive objektene dvs. møtet eller området eller aktiviteten. Kommentaren er inkludert i begynnelsen av den aktuelle delen av rapporten.

Rapporter kan opprettes når som helst, selv midt i et møte. Ved å klikke på skriverikonet, vil rapporten opprettes enten som en PDF-fil eller som et Word-dokument (DOCX) og – avhengig av nettleser og operativsystem innstillinger – åpnes direkte eller presenteres for lagring eller visning.

Klikk på ePost-ikon og angi ønsket output format (PDF eller DOCX) og åpne e-post- assistent for a sende rapporten som vedlegg til epost.

Kompatibilitet notater på DOCX

MS Word fra versjon 2007  Når en DOCX rapport fil er åpnet for første gang, vil Word be «Dette dokumenterer inneholder felt som kan henvise til andre filer. Vil du oppdatere feltene i dette dokumentet?»  Velg «JA», slik at Word kan bygge innholdsfortegnelsen riktig.

MS Word XP  For nyere format, krever Word XP en kompatibel oppdatering som Microsoft tilbyr gratis. Men selv etter en slik oppdatering, og i motsetning til sistnevnte versjoner av Word, vil Word XP ikke automatisk lage innholdsfortegnelsen når du åpner rapporten. Brukere av Word XP vil måtte sette inn innholdsfortegnelsen via verktøylinjen i Word.

Open Office  Til tross MeetingSphere sin nitide tilslutning til DOCX standard, kan enhver direkte åpning av en DOCX rapport med Open Office føre til tap av format. Resultatene kan forbedres ved å åpne og lagre filen i Word før du fortsetter arbeidet i Open Office.