Planlegging og oppfølging av aksjoner
MeetingSphere «Action» forenkler planlegging, tildeling og oppfølging av oppgaver («aksjoner») av team eller komiteer. Listen over aksjoner viser alle avtalte aksjoner komplett med den ansvarlige, prioritet, sluttdato og fullføring (prosent).
For hver aksjon er det:
- en beslutningslogg for å ta ned detaljert spesifikasjon av oppgaven f.eks budsjettet. Loggen kan omfatte vedlegg.
- en rapportlogg tilordnet den som er ansvarlig for utarbeidelse av framdriftsrapporter. Rapportene kan omfatte vedlegg.
- et diskusjonspanel hvor medlemmene av gruppen kan utveksle aksjonselatert informasjon.
«Aksjonen» er typisk kopiert fra et steg til det neste. På kopi, blir alle beslutninger, rapporter og diskusjoner automatisk versjonert. Dette skaper en gjennomsiktig historie av hver handling ikke minst for gruppemedlemmer som blir med på et senere tidspunkt.
På løpende rapportering er fullførte handlinger tatt ut.
Vanligvis blir aksjoner med spesifikasjoner besluttet i sanntidsmøter. I motsetning til rapportering vanligvis skjer asynkront i forberedelsene til et oppfølgingsmøte. Gjennomføring og oppfølging av aksjoner blir synlig og effektiv. Det blir spesielt synlig hvor felles tid i et synkront møte er frigjort fra rutineoppgave og kan fokusere på problemløsning og beslutningstaking.
Den automatiske møterapporten og den umiddelbare tilgjengeligheten av komplett beslutningshistorikk, rapporter og diskusjoner styrker åpenhet og engasjement.